Bagaimana TOT Bisa Meningkatkan Kinerja Unit Pengadaan

1. Pembuka: TOT bukan sekadar pelatihan, tapi investasi peningkatan kinerja

Dalam dunia kerja pemerintahan, pelatihan atau peningkatan kapasitas aparatur bukan hal baru. Namun ada satu bentuk pelatihan yang punya dampak lebih luas dari sekadar menambah pengetahuan, yaitu Training of Trainers (TOT). TOT bukan hanya tentang belajar, tetapi juga menyiapkan peserta menjadi pelatih yang bisa menularkan ilmunya ke rekan-rekan kerja di lingkungan instansi masing-masing.

Dalam konteks pengadaan barang dan jasa pemerintah, TOT memiliki peran strategis. Proses pengadaan kini semakin kompleks, melibatkan aturan yang dinamis, sistem digital, hingga tuntutan transparansi publik. Semua itu menuntut SDM pengadaan yang terampil, tanggap, dan berwawasan luas. Namun, tidak semua pegawai bisa langsung menguasai semua hal baru sekaligus. Di sinilah peran TOT menjadi penting – menciptakan agent of change di setiap unit kerja yang bisa mempercepat proses belajar bersama.

TOT menjembatani antara teori dan praktik. Pesertanya bukan sekadar menerima materi, tetapi juga belajar bagaimana menyampaikan materi itu dengan cara yang menarik dan efektif. Dengan begitu, manfaat pelatihan tidak berhenti di satu meja kelas, tapi menyebar ke seluruh organisasi.

Artikel ini akan membahas secara rinci bagaimana TOT dapat meningkatkan kinerja unit pengadaan, mengapa model pelatihan ini berbeda dari pelatihan biasa, serta bagaimana lembaga dapat memanfaatkannya untuk membangun budaya pembelajaran berkelanjutan.

Karena pada akhirnya, keberhasilan pengadaan bukan hanya bergantung pada aturan atau sistem digital, tetapi pada kemampuan manusia di baliknya. TOT membantu memastikan bahwa kemampuan itu terus berkembang – dari satu orang, ke satu tim, lalu ke seluruh organisasi.

2. Apa itu TOT dan mengapa penting bagi unit pengadaan?

TOT atau Training of Trainers adalah pelatihan yang dirancang untuk menyiapkan peserta menjadi pelatih. Berbeda dari pelatihan biasa yang hanya fokus pada peningkatan kemampuan individu, TOT memiliki dua tujuan utama: mengasah kemampuan teknis dan membentuk keterampilan mengajar agar peserta mampu melatih orang lain.

Dalam unit pengadaan, TOT menjadi sangat penting karena jumlah pegawai yang menangani pengadaan sering terbatas, sementara kebutuhan peningkatan kompetensi terus meningkat. Dengan memiliki beberapa pegawai yang sudah dilatih sebagai trainer, instansi bisa memperluas jangkauan pelatihan tanpa harus selalu mengandalkan narasumber eksternal.

TOT juga menjadi cara efektif untuk menjaga konsistensi pengetahuan di seluruh unit kerja. Perubahan aturan atau sistem pengadaan sering terjadi – mulai dari e-katalog baru, revisi Perpres, hingga pembaruan aplikasi SPSE. Jika setiap pegawai menunggu pelatihan pusat, pembaruan informasi bisa lambat. Tapi dengan adanya pelatih internal, penyebaran informasi bisa dilakukan lebih cepat dan merata.

Selain itu, TOT melatih peserta untuk menjadi komunikator yang baik. Mereka belajar cara menjelaskan prosedur pengadaan secara sederhana, menyusun bahan ajar yang menarik, dan memfasilitasi diskusi yang produktif. Keterampilan ini sangat berguna, terutama saat harus membimbing tim baru atau membantu unit lain memahami proses pengadaan.

Dengan demikian, TOT bukan sekadar pelatihan tambahan, tapi fondasi bagi pembentukan organisasi pembelajar (learning organization) di bidang pengadaan. Instansi yang memiliki banyak pelatih internal akan lebih adaptif terhadap perubahan, lebih cepat menyesuaikan diri dengan kebijakan baru, dan memiliki budaya kerja yang kolaboratif.

3. Tantangan kinerja unit pengadaan saat ini

Sebelum memahami peran TOT, penting melihat dulu tantangan nyata yang dihadapi unit pengadaan di lapangan.

1. Beban kerja yang tinggi. Banyak unit pengadaan harus menangani ratusan paket proyek dalam waktu yang terbatas, dengan tim yang tidak selalu besar. Hal ini sering menimbulkan tekanan tinggi dan potensi kesalahan administrasi.
2. Perubahan regulasi yang cepat. Pengadaan publik terus mengalami pembaruan aturan. Pegawai harus selalu mengikuti perkembangan Perpres, Surat Edaran LKPP, hingga fitur baru di sistem e-procurement. Tanpa pembaruan pengetahuan rutin, kinerja bisa menurun.
3. Perbedaan tingkat pemahaman antarpegawai. Dalam satu tim, ada yang sudah berpengalaman bertahun-tahun, ada pula yang baru bergabung. Ketimpangan ini sering menghambat kerja sama, terutama saat proyek menuntut kecepatan dan akurasi.
4. Kurangnya pelatih internal. Banyak unit bergantung pada pelatihan eksternal, yang tidak selalu bisa menjangkau semua pegawai. Akibatnya, sebagian personel tidak pernah mendapat pelatihan terbaru, padahal mereka terlibat langsung dalam kegiatan pengadaan.
5. Keterbatasan komunikasi lintas bidang. Pengadaan melibatkan banyak pihak – PPK, penyedia, bendahara, auditor, dan pengguna barang/jasa. Kesalahpahaman antar pihak sering muncul karena kurangnya pemahaman yang sama terhadap aturan.

TOT hadir sebagai solusi untuk mengatasi sebagian besar tantangan itu. Dengan mencetak pelatih internal, instansi bisa mempercepat pembelajaran, memastikan pemahaman seragam, dan menumbuhkan semangat berbagi ilmu di antara pegawai.

4. Bagaimana TOT membantu mempercepat transfer pengetahuan

Salah satu keunggulan utama TOT adalah kemampuannya mempercepat penyebaran pengetahuan di organisasi. Alih-alih menunggu pelatihan eksternal yang mungkin hanya dilakukan setahun sekali, pelatih internal hasil TOT bisa langsung menyebarkan informasi baru kepada rekan-rekan di unit kerja.

TOT bekerja seperti sistem “ripple effect” – satu orang belajar, lalu mengajarkan ke lima orang, dan seterusnya. Dalam waktu singkat, pengetahuan menyebar ke seluruh unit tanpa harus menunggu jadwal resmi pelatihan.

Selain kecepatan, kualitas pembelajaran juga meningkat karena pelatih internal lebih memahami konteks kerja di instansinya. Mereka tahu tantangan nyata yang dihadapi tim, bahasa yang mudah dipahami rekan kerja, dan contoh kasus yang relevan.

TOT juga mendorong budaya mentoring. Pelatih tidak hanya mengajar, tapi juga menjadi tempat bertanya ketika pegawai lain menghadapi kesulitan dalam pengadaan. Dengan demikian, proses pembelajaran tidak berhenti di ruang kelas, tapi berlangsung terus di tempat kerja sehari-hari.

Lebih jauh, TOT membantu mengurangi ketergantungan terhadap lembaga pelatihan luar. Instansi bisa lebih mandiri dalam mengembangkan SDM, sekaligus menghemat biaya pelatihan. Hasilnya, anggaran bisa dialokasikan untuk kegiatan lain seperti monitoring proyek atau inovasi sistem pengadaan.

Dengan pola ini, unit pengadaan tidak hanya reaktif terhadap perubahan, tetapi juga proaktif menciptakan pembaruan dari dalam. TOT menjadikan organisasi lebih dinamis, fleksibel, dan cepat beradaptasi terhadap setiap perubahan regulasi atau teknologi baru.

5. TOT sebagai sarana membangun kompetensi teknis dan soft skill

TOT tidak hanya berisi materi teknis tentang pengadaan, tetapi juga mengasah kemampuan interpersonal peserta. Dalam pelatihan ini, peserta belajar menjadi fasilitator, bukan sekadar penyampai informasi. Mereka berlatih berbicara di depan umum, mendesain sesi interaktif, dan menghadapi berbagai tipe peserta pelatihan.

Kemampuan seperti komunikasi, kepemimpinan, dan manajemen waktu menjadi bagian penting dalam TOT. Karena pelatih pengadaan tidak hanya harus tahu aturan, tapi juga bisa menginspirasi rekan kerja untuk mematuhi dan menerapkannya.

Secara teknis, TOT memperdalam pemahaman peserta tentang siklus pengadaan mulai dari perencanaan, pemilihan penyedia, hingga pengawasan dan evaluasi. Peserta juga dilatih memahami pembaruan regulasi terbaru dan praktik terbaik yang diterapkan di berbagai instansi.

Dengan kombinasi hard skill dan soft skill ini, alumni TOT menjadi SDM yang lengkap – tidak hanya cerdas secara teknis, tetapi juga mampu membimbing dan memotivasi. Mereka dapat menjelaskan hal rumit dengan cara yang sederhana, memecah masalah tim, dan membangun suasana kerja yang lebih terbuka.

Dalam jangka panjang, kompetensi ini menciptakan efek positif bagi organisasi. Pengadaan berjalan lebih lancar, koordinasi antar bagian meningkat, dan kesalahan administrasi menurun. TOT bukan hanya mencetak “ahli pengadaan”, tetapi juga “pemimpin pembelajaran” di lingkungan kerjanya.

6. Dampak langsung TOT terhadap kinerja unit pengadaan

Unit pengadaan yang memiliki pelatih internal hasil TOT umumnya menunjukkan peningkatan kinerja dalam beberapa aspek utama.

1. Kecepatan penyelesaian proses pengadaan meningkat. Karena banyak pegawai memahami prosedur dengan baik, proses administrasi menjadi lebih efisien. Dokumen disusun lebih cepat dan minim revisi.
2. Tingkat kepatuhan terhadap regulasi meningkat. Pelatih internal membantu memastikan bahwa setiap anggota tim mengikuti aturan terbaru. Mereka bisa langsung memberikan pembaruan atau pelatihan singkat saat ada perubahan kebijakan.
3. Koordinasi antarbagian lebih lancar. TOT menumbuhkan rasa saling memahami antarperan – PPK, panitia, dan penyedia. Komunikasi yang lebih baik mengurangi konflik dan mempercepat pengambilan keputusan.
4. Kualitas hasil pengadaan membaik. Pegawai yang lebih paham aturan dan standar kualitas akan lebih hati-hati dalam menilai penawaran penyedia, sehingga hasil akhir proyek lebih sesuai harapan.
5. Motivasi kerja meningkat. TOT menciptakan atmosfer kerja yang positif karena pegawai merasa dihargai dan dipercaya menjadi penggerak pembelajaran.

Semua dampak ini berujung pada peningkatan reputasi unit pengadaan. Bagi pimpinan, keberadaan pelatih internal menjadi bukti bahwa instansi memiliki sistem pembelajaran yang berkelanjutan dan mampu beradaptasi terhadap perubahan zaman.

7. TOT sebagai strategi efisiensi dan kemandirian pelatihan

Mengirim pegawai ke pelatihan eksternal membutuhkan biaya besar: biaya pelatihan, akomodasi, dan waktu kerja yang hilang. Dengan sistem TOT, instansi dapat menekan biaya tersebut tanpa mengurangi kualitas pembelajaran.

Pelatih internal hasil TOT bisa menyelenggarakan pelatihan di kantor sendiri menggunakan modul yang sama. Pelatihan bisa dilakukan lebih sering, fleksibel waktunya, dan sesuai kebutuhan unit. Hasilnya, frekuensi pelatihan meningkat tanpa membebani anggaran.

Selain efisiensi biaya, TOT juga menciptakan kemandirian pelatihan. Instansi tidak lagi bergantung penuh pada lembaga pelatihan eksternal. Mereka memiliki kapasitas untuk menyusun kurikulum, membuat materi ajar, bahkan mengembangkan inovasi pembelajaran berbasis kasus nyata di lapangan.

Kemandirian ini penting terutama bagi unit pengadaan yang harus selalu cepat menyesuaikan diri dengan aturan baru. Tidak perlu menunggu jadwal nasional; pelatih internal bisa langsung mengadakan refreshment atau coaching clinic di kantor.

Efisiensi dan kemandirian ini bukan berarti menutup diri dari kerja sama eksternal. Justru, TOT membuat kerja sama menjadi lebih berkualitas karena instansi sudah punya dasar pengetahuan kuat untuk berdialog dengan lembaga pelatihan profesional.

8. Tantangan dalam penerapan TOT

Walau banyak manfaatnya, penerapan TOT juga menghadapi beberapa tantangan.

1. Tidak semua alumni TOT langsung aktif melatih. Ada yang kembali ke rutinitas pekerjaan dan kesulitan membagi waktu untuk berbagi ilmu.
2. Dukungan manajemen yang belum optimal. TOT membutuhkan dukungan struktural agar pelatih bisa menjalankan perannya. Tanpa dukungan pimpinan, kegiatan pelatihan internal bisa terhambat.
3. Keterbatasan sarana dan metode pembelajaran. Pelatih internal kadang kekurangan fasilitas untuk membuat materi menarik atau ruang pelatihan yang memadai.
4. Perbedaan gaya belajar peserta. Tidak semua pegawai nyaman belajar di kelas atau mendengarkan ceramah. Pelatih harus kreatif menyesuaikan metode agar pelatihan tetap interaktif dan relevan.
5. Perlunya evaluasi berkelanjutan. TOT bukan program sekali selesai. Pemerintah perlu memantau bagaimana pelatih internal menjalankan peran mereka, termasuk memberikan penyegaran atau pelatihan lanjutan.

Mengatasi tantangan ini membutuhkan komitmen bersama – dari pimpinan, pelatih, hingga peserta. Jika dikelola dengan baik, setiap hambatan bisa diubah menjadi peluang untuk memperkuat sistem pembelajaran di instansi.

9. Langkah praktis agar TOT efektif di unit pengadaan

Agar TOT benar-benar berdampak nyata, ada beberapa langkah praktis yang bisa diterapkan:

1. Pilih peserta TOT yang tepat. Utamakan pegawai yang bersemangat berbagi ilmu dan memiliki komunikasi baik, bukan hanya yang paling senior.
2. Tetapkan peran pelatih internal secara resmi. Beri surat tugas atau SK agar tanggung jawab mereka diakui dan dijalankan dengan serius.
3. Bangun jadwal pelatihan internal rutin. Misalnya setiap triwulan ada sesi berbagi pembelajaran tentang aturan baru atau studi kasus.
4. Gunakan pendekatan praktik langsung. TOT sebaiknya fokus pada simulasi kasus nyata agar peserta bisa langsung menerapkan pengetahuan.
5. Sediakan fasilitas pendukung. Ruang pelatihan, alat presentasi, dan materi digital harus disiapkan agar pelatih mudah bekerja.
6. Berikan insentif non-finansial. Pengakuan, sertifikat, atau kesempatan menjadi narasumber di forum lain dapat meningkatkan motivasi pelatih.
7. Monitor dan evaluasi secara berkala. Ukur seberapa banyak pelatihan internal yang dilakukan dan bagaimana dampaknya terhadap kinerja tim.

Dengan langkah-langkah ini, TOT tidak berhenti sebagai kegiatan pelatihan semata, tetapi menjadi sistem pembelajaran berkelanjutan di unit pengadaan.

10. Kesimpulan: TOT sebagai motor penggerak perubahan

Training of Trainers (TOT) adalah strategi cerdas untuk memperkuat sumber daya manusia di bidang pengadaan barang dan jasa. Melalui TOT, instansi tidak hanya mencetak pegawai yang kompeten, tetapi juga pemimpin pembelajaran yang mampu menularkan pengetahuan dan semangat profesionalisme.

Di tengah dinamika regulasi dan tantangan birokrasi yang kompleks, TOT menjadi jawaban untuk menciptakan sistem pengadaan yang adaptif, cepat belajar, dan tahan terhadap perubahan. Dengan pelatih internal yang aktif, pengetahuan menyebar lebih cepat, kesalahan berkurang, dan koordinasi antarbagian menjadi lebih solid.

Lebih dari sekadar pelatihan, TOT adalah investasi jangka panjang untuk membangun budaya belajar di instansi. Ia menciptakan efek berantai yang memperkuat kinerja, efisiensi, dan kualitas layanan publik.

Ketika unit pengadaan memiliki SDM yang terus berkembang dan mau berbagi ilmu, maka reformasi pengadaan bukan lagi wacana, melainkan kenyataan. Setiap proyek yang dilaksanakan akan lebih tepat sasaran, transparan, dan memberikan manfaat nyata bagi masyarakat.

Dengan demikian, TOT bukan hanya tentang “melatih pelatih”, tapi tentang menciptakan ekosistem pembelajaran di pemerintahan. Dari satu pelatih lahir sepuluh praktisi baru, dari sepuluh praktisi lahir ratusan inovasi kecil yang mempercepat kemajuan. Dan di situlah letak kekuatan sebenarnya: perubahan besar dimulai dari satu orang yang mau berbagi.