Dalam proses pengadaan barang dan jasa, salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh perencana, PPK, dan pejabat pengadaan adalah memastikan bahwa Harga Perkiraan Sendiri (HPS) selaras dengan pagu anggaran. Meskipun keduanya sama-sama terkait dengan biaya, HPS dan pagu anggaran memiliki fungsi yang berbeda dan tidak selalu otomatis sejalan. Banyak permasalahan pengadaan berawal dari ketidaksesuaian antara HPS dan pagu, seperti tender gagal, revisi spek mendadak, perubahan lingkup pekerjaan, hingga pengulangan proses pengadaan.
Ketidaksesuaian antara HPS dan pagu dapat terjadi karena berbagai alasan: perubahan harga pasar, perencanaan yang kurang matang, survei harga yang terbatas, atau spesifikasi yang terlalu tinggi dibandingkan anggaran yang tersedia. Di sinilah pentingnya memahami bagaimana memastikan HPS tetap selaras dengan pagu anggaran secara rasional dan tetap akuntabel.
Artikel ini menjelaskan secara lengkap bagaimana memastikan HPS selaras dengan pagu anggaran, apa saja tantangannya, dan bagaimana proses penyusunan HPS yang baik dapat mencegah ketidaksesuaian sejak awal.
Memahami Perbedaan Esensial antara Pagu dan HPS
Untuk memastikan keduanya selaras, pertama-tama harus dipahami bahwa pagu anggaran dan HPS bukanlah dokumen yang sama. Banyak pegawai baru dalam pengadaan menganggap bahwa pagu adalah HPS, padahal keduanya memiliki fungsi berbeda.
Pagu anggaran adalah batas maksimal dana yang dialokasikan dalam dokumen perencanaan seperti RKA, DPA, atau RKAS. Pagu adalah keputusan anggaran yang sifatnya politis-administratif. Angkanya dapat dipengaruhi oleh kebijakan pimpinan, prioritas instansi, atau strategi pengembangan program.
Sedangkan HPS adalah hasil perhitungan teknis berdasarkan data pasar dan rincian kebutuhan yang nyata. HPS dihitung berdasarkan volume pekerjaan, AHSP, harga pasar terbaru, dan komponen teknis lainnya.
Karena karakter keduanya berbeda, selisih antara pagu dan HPS adalah hal yang wajar. Yang penting bukan membuat HPS “dipaksa” sama dengan pagu, tetapi bagaimana memastikan keduanya berada dalam jalur yang benar secara logis, profesional, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Penyebab Umum Ketidaksesuaian antara HPS dan Pagu
Ketidaksesuaian antara HPS dan pagu biasanya disebabkan oleh tiga hal utama: perencanaan awal yang tidak akurat, perubahan harga pasar, dan spesifikasi teknis yang berkembang selama proses penyusunan dokumen. Sebelum menyusun HPS, penting memahami penyebab-penyebab ini agar solusi yang diterapkan tidak sekadar menurunkan angka, tetapi memperbaiki prosesnya.
Perencanaan awal yang tidak akurat sering muncul ketika pagu disusun terlalu cepat atau hanya berdasarkan perkiraan tahun sebelumnya. Banyak instansi menyusun pagu tanpa gambar teknis, tanpa volume yang jelas, bahkan tanpa spesifikasi minimal. Ketika HPS disusun secara detail, barulah terlihat bahwa pagu tidak cukup atau justru terlalu besar.
Perubahan harga pasar juga berdampak besar. Harga material, transportasi, alat, dan upah dapat berubah karena inflasi, cuaca, kebijakan pemerintah, atau dinamika supply chain. Pagu yang disusun enam bulan lalu mungkin tidak lagi sesuai dengan kondisi harga ketika HPS disusun.
Sementara itu, spesifikasi teknis sering berkembang karena kebutuhan menjadi lebih jelas. Ketika penyusun dokumen teknis mengisi detail spesifikasi, kebutuhan menjadi lebih nyata, dan biaya meningkat. Hal ini membuat HPS naik dan menjauh dari pagu.
Memahami faktor-faktor ini sangat penting karena menyelaraskan HPS dan pagu tidak cukup dengan menurunkan harga, tetapi menyempurnakan seluruh proses penyusunan.
Mengawali Penyusunan HPS dengan Perencanaan Realistis
Cara paling efektif memastikan HPS selaras dengan pagu adalah memulai perencanaan anggaran dengan realistis. Artinya, pagu tidak boleh dibuat asal atau mengikuti pola tahun-tahun sebelumnya tanpa data.
Penyusunan pagu harus didasari oleh informasi awal seperti:
- perkiraan volume yang mendekati kenyataan,
- spesifikasi minimal yang masuk akal,
- harga pasar umum yang relevan,
- standar pekerjaan atau konstruksi yang umum digunakan.
Perencanaan yang realistis membuat pagu berada dalam rentang rasional dan menghindari perbedaan mencolok saat HPS disusun. Dengan kata lain, penyelarasan tidak dimulai pada tahap HPS, tetapi sejak tahap penyusunan pagu.
Namun fakta menunjukkan bahwa perencanaan tidak selalu ideal. Banyak instansi menyusun pagu dalam waktu singkat, sering kali hanya berpedoman pada angka historis. Dalam kondisi seperti itu, penyusunan HPS harus lebih cermat agar tetap selaras tanpa mengorbankan kualitas.
Menggunakan Data Pasar Terbaru untuk Menyusun HPS yang Akurat
Salah satu langkah terpenting agar HPS selaras dengan pagu adalah menggunakan data harga pasar yang benar-benar terbaru dan relevan. Kesalahan besar dalam penyusunan HPS biasanya terjadi karena penyusun hanya menggunakan satu atau dua sumber harga, atau bahkan mengandalkan harga lama dari proyek sebelumnya.
Menggunakan data pasar terbaru bukan hanya soal mencari informasi harga yang paling rendah, tetapi memastikan bahwa harga tersebut benar-benar mencerminkan kondisi lapangan. Jika HPS dihitung berdasarkan harga yang terlalu tinggi, HPS menjadi tidak selaras dengan pagu. Sebaliknya, jika mengambil harga terlalu rendah, kualitas pekerjaan bisa terdampak atau penyedia enggan mengikuti tender.
Dengan survei harga yang lengkap dan relevan, HPS menjadi lebih presisi dan probabilitas kesesuaiannya dengan pagu akan meningkat.
Mengendalikan Spesifikasi Teknis agar Tetap Rasional
Spesifikasi teknis sering menjadi penyebab utama melonjaknya HPS. Penyusun dokumen teknis terkadang memasukkan spesifikasi yang terlalu tinggi, tidak proporsional dengan kebutuhan, atau tidak sesuai dengan standar umum yang berlaku. Misalnya penggunaan material premium untuk bangunan sederhana, atau penggunaan alat canggih untuk pekerjaan rutin yang tidak membutuhkan teknologi tersebut.
Ketika spesifikasi terlalu tinggi, HPS naik drastis dan pagu tidak lagi memadai. Oleh karena itu, penting memastikan spesifikasi teknis tetap rasional sejak awal. Rasional bukan berarti menurunkan kualitas, tetapi menyesuaikan spesifikasi dengan:
- fungsi barang atau pekerjaan,
- tingkat urgensi,
- manfaat yang ingin dicapai,
- standar minimum yang berlaku.
Dengan memastikan spesifikasi rasional sejak awal, potensi selisih antara HPS dan pagu dapat ditekan.
Melakukan Penyesuaian Lingkup Pekerjaan secara Logis
Ada kalanya HPS tetap melebihi pagu meskipun data pasar sudah benar dan spesifikasi sudah rasional. Dalam kondisi seperti ini, salah satu cara yang paling wajar adalah menyesuaikan lingkup pekerjaan. Penyesuaian lingkup bukan berarti mengurangi kualitas output, tetapi menyesuaikan prioritas pekerjaan agar tetap sesuai anggaran.
Misalnya pekerjaan konstruksi dengan volume besar dapat dipecah menjadi beberapa tahap, atau pengadaan peralatan dapat diprioritaskan pada unit yang paling mendesak terlebih dahulu. Penyesuaian seperti ini harus dilakukan secara hati-hati agar tidak mengurangi manfaat utama dari program yang direncanakan.
Jika lingkup pekerjaan disesuaikan dengan logis, HPS dapat kembali sejalan dengan pagu tanpa menimbulkan risiko kualitas buruk atau temuan audit.
Menggunakan Analisis AHSP untuk Mengendalikan Komponen Harga
AHSP adalah komponen penting dalam penyusunan HPS. Melalui AHSP, penyusun dapat mengetahui bagian mana yang memberikan kontribusi terbesar terhadap total harga. Dengan memahami komponen biaya secara rinci, penyusun dapat melakukan evaluasi dan perbaikan secara objektif.
Jika harga terlalu tinggi, penyusun dapat meninjau apakah efisiensi dapat dilakukan pada:
- penggunaan tenaga kerja,
- volume bahan yang diinputkan,
- penggunaan alat,
- waktu pelaksanaan.
Dengan pengendalian AHSP, HPS dapat disusun lebih rasional dan lebih dekat dengan pagu. Perubahan kecil dalam koefisien bisa memberikan dampak besar terhadap HPS, sehingga analisis AHSP sangat penting dalam proses penyelarasan.
Evaluasi dan Justifikasi Ketika HPS Melebihi Pagu
Jika HPS tetap melebihi pagu meskipun seluruh langkah sudah dilakukan, instansi harus melakukan evaluasi menyeluruh. Ketika ketidaksesuaian ini terjadi, bukan berarti HPS harus diturunkan secara paksa.
Evaluasi diperlukan untuk mencari tahu:
- apakah pagu terlalu kecil?
- apakah kebutuhan terlalu besar untuk anggaran yang tersedia?
- apakah perubahan objek kegiatan perlu dilakukan?
Jika hasil evaluasi menunjukkan bahwa pagu memang tidak cukup, instansi dapat melakukan revisi anggaran. Revisi ini lebih aman secara akuntabilitas daripada “memaksakan” HPS menyesuaikan pagu tanpa dasar teknis.
Justifikasi harus disusun dengan jelas sehingga auditor dapat melihat bahwa peningkatan pagu bukan karena mark-up, tetapi karena perubahan harga pasar atau kompleksitas pekerjaan yang sebelumnya belum teridentifikasi.
Strategi Menghindari Ketidaksesuaian Sejak Awal
Cara paling efektif memastikan HPS selaras dengan pagu adalah mencegah ketidaksesuaian sejak awal proses perencanaan. Strategi ini meliputi peningkatan koordinasi antar tim teknis, perencana, dan pejabat anggaran, serta penyusunan dokumen teknis secara bertahap agar pagu tidak dibuat secara tebak-tebakan.
Penyusunan RAB awal, survei harga pendahuluan, dan dialog antara bidang teknis dengan perencana keuangan dapat menjadi pondasi kuat agar selisih besar tidak terjadi di kemudian hari.
Dengan strategi pencegahan sejak awal, proses penyusunan HPS menjadi lebih stabil, lebih cepat, dan lebih konsisten dengan pagu anggaran.
Penutup
Menyelaraskan HPS dengan pagu bukan berarti memaksa angka agar sama, tetapi memastikan keduanya berjalan dalam logika yang sama. Pagu adalah keputusan administratif, sementara HPS adalah keputusan teknis. Keduanya harus bertemu dalam satu titik keseimbangan yang rasional dan dapat dipertanggungjawabkan.
Penyelarasan dilakukan melalui:
- perencanaan awal yang realistis,
- survei harga yang akurat,
- spesifikasi yang rasional,
- penyesuaian lingkup pekerjaan,
- penggunaan AHSP yang benar,
- evaluasi teknis ketika terjadi perbedaan besar.
Ketika proses ini dilakukan dengan benar, HPS tidak hanya selaras dengan pagu, tetapi juga mencerminkan nilai yang paling efisien, wajar, dan sesuai tujuan pengadaan.
