Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah salah satu fondasi utama dalam proses pengadaan. Ia menentukan batas tertinggi penawaran penyedia dan berfungsi sebagai rujukan kewajaran harga. Banyak orang memahami bahwa HPS yang terlalu tinggi dapat menimbulkan risiko hukum atau membuka celah mark-up. Namun jarang dibahas bahwa HPS yang terlalu rendah justru bisa menggagalkan tender. Bahkan, banyak kegagalan tender terjadi bukan karena penyedia tidak kompeten atau spesifikasi terlalu rumit, tetapi semata-mata karena HPS disusun di bawah harga pasar.
Fenomena ini sering terjadi di berbagai instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah. PPK dan Pokja Pemilihan sering bingung ketika tidak ada penyedia yang mengajukan penawaran atau seluruh penawaran dinilai tidak wajar karena jauh di atas HPS. Kondisi ini menimbulkan banyak pertanyaan: apakah harga pasar memang naik? apakah HPS salah hitung? apakah penyedia tidak berminat karena nilai paket terlalu kecil? atau apakah metode survei harga yang digunakan tidak mencerminkan kondisi lapangan?
Artikel ini membahas secara komprehensif mengapa HPS yang terlalu rendah bisa menggagalkan tender, bagaimana mekanisme kegagalannya terjadi, apa dampaknya terhadap proses pengadaan, dan bagaimana menghindari masalah tersebut sebelum tender dimulai.
HPS sebagai Fondasi Kewajaran Harga dalam Tender
Untuk memahami mengapa HPS terlalu rendah berbahaya, kita harus memahami fungsi HPS terlebih dahulu. HPS bukan angka sembarang. Ia adalah batas tertinggi penawaran dan representasi harga wajar berdasarkan kondisi pasar. HPS menjadi referensi pokja untuk menilai apakah penawaran penyedia masuk akal. Jika penyedia mengajukan harga jauh di atas HPS, penawaran tersebut dapat dianggap tidak wajar.
Dengan kata lain, HPS adalah anchor value—nilai jangkar yang menentukan logika penawaran. Penyedia tidak bisa menawar melebihi HPS, tetapi secara logika, mereka juga enggan menawar jauh di bawah harga pasar. Jika HPS terlalu rendah, penyedia merasa tender tidak layak secara ekonomi sehingga memilih tidak ikut atau mengajukan penawaran formalitas.
Karena fungsi ini sangat krusial, kesalahan dalam HPS secara langsung berdampak pada kelancaran tender.
Mengapa HPS Bisa Menjadi Terlalu Rendah?
HPS yang terlalu rendah biasanya berasal dari proses penyusunan yang tidak akurat. Ada berbagai penyebab umum, mulai dari survei harga yang tidak valid, data pasar yang tidak representatif, spesifikasi yang tidak konsisten, hingga tekanan internal untuk “menyesuaikan HPS dengan pagu”.
Salah satu kesalahan paling umum adalah menggunakan harga terendah dari survei harga tanpa mempertimbangkan variasi pasar. Kesalahan lain adalah menggunakan data lama atau harga yang berlaku untuk wilayah yang berbeda. Selain itu, beberapa PPK mengurangi HPS secara sengaja untuk mengejar efisiensi, padahal efisiensi tidak bisa dipaksakan melalui angka yang tidak realistis.
Kesalahan teknis seperti perhitungan volume yang kurang, koefisien AHSP yang terlalu kecil, atau penggunaan upah tenaga kerja yang tidak sesuai kondisi daerah juga berkontribusi pada HPS rendah.
Tanpa disadari, HPS terlalu rendah menjadi bumerang dan membuat tender tidak diminati penyedia.
Ketidaktertarikan Penyedia karena Nilai Paket Tidak Ekonomis
Salah satu efek paling langsung dari HPS terlalu rendah adalah penyedia tidak tertarik mengikuti tender. Penyedia bekerja dengan logika bisnis. Mereka mempertimbangkan biaya material, tenaga kerja, alat, mobilisasi, overhead, dan keuntungan. Jika nilai tender dinilai terlalu kecil dibanding biaya operasional, penyedia akan menilai tender tersebut tidak layak.
Penyedia tidak hanya mempertimbangkan harga barang atau jasa yang disediakan, tetapi seluruh proses bisnis. Bahkan jika penyedia bisa mengerjakan pekerjaan dengan harga lebih rendah, mereka tetap harus mempertimbangkan risiko pekerjaan, cash flow, dan beban administratif.
Ketika HPS terlalu rendah, penyedia secara otomatis menilai bahwa tender tidak menguntungkan dan memilih tidak berpartisipasi. Akibatnya, tender gagal karena tidak ada penawaran yang masuk atau hanya ada satu peserta yang tidak lolos evaluasi.
Penawaran Menjadi Tidak Wajar karena Jauh di Atas HPS
Dalam beberapa kasus, penyedia tetap mengajukan penawaran meskipun HPS rendah. Namun penawaran mereka akan tetap berada di atas HPS karena harga pasar tidak bisa dipaksa turun. Pokja kemudian menghadapi dilema: apakah menerima penawaran di atas HPS atau menyatakan tender gagal?
Regulasi mengatur bahwa penawaran tidak boleh melebihi HPS. Artinya, jika seluruh penawaran lebih tinggi dari HPS, tender harus dinyatakan gagal. Situasi ini sering terjadi pada pengadaan konstruksi, pengadaan transportasi, alat berat, dan layanan teknis profesional.
Ketika penyedia menawar harga sesuai pasar tetapi HPS lebih rendah dari pasar, logika evaluasi menjadi tidak sinkron. Penawaran yang sebenarnya wajar dianggap tidak wajar karena bertentangan dengan HPS yang tidak akurat.
Risiko Tender Gagal yang Berulang
HPS terlalu rendah tidak hanya menyebabkan satu kali tender gagal. Ia dapat menyebabkan tender gagal berulang kali. Hal ini terjadi jika PPK tidak segera memperbaiki HPS dan tetap berharap penyedia akan mengikuti angka HPS yang rendah.
Beberapa instansi mengalami situasi ini:
- tender pertama gagal karena penawaran terlalu tinggi,
- tender kedua gagal karena peserta enggan mengikuti ulang,
- tender ketiga gagal karena waktu anggaran semakin sempit dan penyedia semakin tidak berminat.
Ketika kegagalan terjadi berulang kali, instansi menghadapi masalah baru: sisa waktu pelaksanaan semakin pendek. Akhirnya kualitas pekerjaan menurun, atau instansi memilih metode pengadaan yang lebih cepat tetapi berisiko, seperti penunjukan langsung.
Semua ini berawal dari satu masalah sederhana: HPS terlalu rendah sejak awal.
Ketidaksesuaian antara Spesifikasi dan Nilai HPS
Salah satu penyebab HPS rendah yang paling sering terjadi adalah ketika spesifikasi teknis tinggi tetapi harga perhitungannya rendah. Hal ini bisa terjadi karena PPK dan tim teknis tidak berdiskusi secara intens saat penyusunan dokumen.
Spesifikasi teknis bisa berisi material premium, teknologi tinggi, atau persyaratan kualitas yang ketat. Jika HPS tidak mencerminkan kebutuhan spesifikasi tersebut, penyedia langsung mengetahui bahwa tender mustahil menguntungkan bagi mereka.
Penyedia tidak mungkin memenuhi spesifikasi tinggi dengan harga rendah. Akibatnya tender tidak menarik dan berpotensi gagal.
Dampak Psikologis terhadap Penyedia
HPS yang terlalu rendah juga berpengaruh pada persepsi penyedia. Penyedia yang telah lama mengikuti tender pemerintah memiliki naluri bisnis dan pengalaman dalam membaca pola tender. Jika mereka melihat HPS yang rendah, mereka akan berpikir:
- apakah ini tender yang bermasalah?
- apakah penyusunan dokumennya tidak profesional?
- apakah instansi ingin menekan harga secara tidak wajar?
- apakah ada penyedia tertentu yang diuntungkan?
Persepsi negatif ini membuat penyedia enggan mengikuti tender. Akibatnya, kompetisi berkurang dan tender gagal.
Dampak terhadap Reputasi Instansi
Tender yang gagal berulang kali tidak hanya menghambat program, tetapi juga merusak reputasi instansi. Penyedia menjadi ragu untuk mengikuti tender berikutnya karena beranggapan bahwa instansi tersebut tidak memahami kondisi pasar.
Reputasi buruk seperti ini dapat berdampak jangka panjang. Penyedia berkualitas tinggi cenderung menghindari instansi dengan “pola HPS rendah”, sehingga tender ke depan diisi oleh penyedia yang lebih lemah.
Instansi akhirnya terjebak dalam lingkaran masalah: HPS rendah menyebabkan penyedia enggan, penyedia enggan menyebabkan kompetisi rendah, kompetisi rendah menyebabkan kualitas buruk.
Dampak terhadap Program Kerja dan Realisasi Anggaran
Ketika tender gagal, dampaknya merembet ke realisasi program dan anggaran. Proyek terhambat, output program tidak tercapai, dan anggaran tidak terserap. Akibatnya, instansi dianggap tidak mampu menyelesaikan tugasnya. Pada tahun berikutnya, alokasi anggaran dapat dipotong karena kinerja dianggap tidak optimal.
Semua ini menunjukkan bahwa HPS terlalu rendah bukan sekadar masalah teknis, tetapi dapat menjadi masalah strategis yang mempengaruhi capaian tahunan instansi.
Mengatasi HPS Rendah dengan Revisi yang Akuntabel
Dalam banyak kondisi, solusi paling logis untuk HPS rendah adalah melakukan revisi HPS. Revisi ini harus dilakukan berdasarkan survei harga baru, pembahasan ulang spesifikasi, dan perhitungan ulang volume pekerjaan. Revisi HPS bukan tindakan melanggar aturan, selama dilakukan secara profesional dan dapat dipertanggungjawabkan.
Revisi dapat dilakukan untuk:
- menyesuaikan spesifikasi,
- memperbaiki volume yang salah,
- memasukkan komponen biaya yang terlewat,
- memperbarui data harga pasar.
Dengan revisi yang benar, tender yang semula gagal dapat berlangsung dengan kompetitif.
Penutup
HPS yang terlalu rendah menyebabkan tender tidak diminati penyedia, penawaran tidak wajar, tender gagal, dan bahkan merugikan reputasi instansi. Banyak instansi mengalami kegagalan tender bukan karena penyedia tidak ada, tetapi karena HPS disusun tanpa mencerminkan realitas pasar.
Pelajaran pentingnya adalah bahwa HPS harus disusun berdasarkan data pasar yang akurat, spesifikasi yang realistis, dan pembahasan teknis yang matang. Tujuannya bukan menekan harga, tetapi menemukan titik kewajaran agar proses tender berjalan kompetitif, adil, dan efektif.
