1. Pembuka: Mengapa pengadaan barang/jasa penting untuk pariwisata
Pariwisata bukan hanya soal tempat indah atau promosi destinasi – ia membutuhkan tumpukan pekerjaan logistik yang sering tak terlihat: perbaikan jalan menuju objek wisata, pengadaan signage, pembangunan fasilitas toilet umum, penyediaan layanan kebersihan, penyediaan perlengkapan kebersihan hotel, hingga paket event dan layanan pemandu. Semua kebutuhan ini dipenuhi lewat proses pengadaan barang dan jasa oleh pemerintah daerah, dinas pariwisata, serta badan pengelola destinasi. Karena itu, cara pengadaan dijalankan punya dampak langsung terhadap kualitas pengalaman wisata, daya tarik destinasi, dan kemampuan daerah menarik wisatawan.
Ketika pengadaan dilakukan baik – transparan, cepat, dan memperhatikan kualitas – hasilnya terlihat: fasilitas yang bersih dan aman, infrastruktur yang memadai, serta layanan pariwisata yang profesional. Sebaliknya, pengadaan yang lambat atau tidak sesuai kebutuhan bisa membuat fasilitas tak layak, event gagal, dan reputasi destinasi menurun. Untuk masyarakat lokal, pengadaan yang inklusif membuka peluang usaha: penyedia makanan lokal untuk event, pengrajin suvenir, penyedia transportasi lokal, dan petani yang memasok produk lokal ke homestay.
Dalam artikel ini kita akan menguraikan bagaimana pengadaan barang dan jasa dapat menjadi alat strategis untuk mendorong sektor pariwisata. Kita akan jelaskan proses pengadaan secara sederhana, titik-titik di mana pengadaan memengaruhi pariwisata, manfaat ekonomi bagi UMKM lokal, standar kualitas yang penting untuk pengalaman wisata, tantangan yang sering muncul, sampai langkah praktis yang dapat diambil oleh pemerintah daerah dan pemangku kepentingan. Semua disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti agar kepala desa, pelaku UMKM, dan warga biasa bisa memahami peran penting pengadaan dalam mengangkat potensi pariwisata daerah mereka.
2. Pengadaan barang/jasa dan sektor pariwisata: penjelasan sederhana
Secara sederhana, pengadaan barang dan jasa adalah cara pemerintah atau pengelola destinasi membeli apa yang mereka butuhkan – dari barang fisik seperti kursi park, lampu jalan, hingga jasa seperti pembersihan, pemanduan wisata, atau event organizer. Untuk pariwisata, kebutuhan ini sangat spesifik: tempat sampah yang tahan cuaca, papan informasi multilingual, panggung kecil untuk pertunjukan budaya, layanan penyewaan sepeda, hingga sistem reservasi tiket lokal. Pengadaan memastikan kebutuhan itu tersedia pada waktu yang tepat, dengan kualitas yang sesuai, dan dengan biaya yang wajar.
Pengadaan pariwisata idealnya memperhatikan tiga hal utama: kebutuhan pengguna (wisatawan dan warga), kapasitas penyedia lokal (UMKM dan penyedia jasa lokal), serta keberlanjutan lingkungan dan sosial. Misalnya untuk event budaya, penyelenggara harus memastikan pengadaan sound system yang tidak merusak lingkungan suara, serta penggunaan vendor lokal yang memberi kesempatan ekonomi pada masyarakat setempat. Ketika ketiga aspek ini seimbang, pengadaan tidak hanya memenuhi kebutuhan teknis, tetapi juga memperkuat nilai lokal dan konservasi.
Selain itu, pengadaan pariwisata yang baik mempertimbangkan pengalaman tamu secara holistik: aksesibilitas (jalur dan fasilitas ramah disabilitas), kenyamanan (fasilitas sanitasi memadai), dan keamanan. Jika salah satu aspek diabaikan – misal kurangnya penerangan di jalur menuju homestay – wisatawan bisa merasa tidak aman dan meninggalkan ulasan buruk. Karena itu pengadaan harus terintegrasi dengan perencanaan destinasi: apa yang dibutuhkan sekarang dan apa yang perlu dipersiapkan untuk jangka panjang.
Bagi UMKM lokal, pengadaan membuka pasar. Jika dinas pariwisata belanja makanan untuk event dari pemasok lokal, uang berputar di desa. Jika pengadaan alat suvenir dikustomisasi lokal, kerajinan tradisional hidup kembali. Jadi pengadaan adalah jembatan antara kebutuhan teknis destinasi dan peluang ekonomi lokal.
3. Proses pengadaan sederhana: langkah-langkah yang perlu dipahami
Proses pengadaan diambil sederhana agar mudah dimengerti: pertama ada identifikasi kebutuhan – instansi atau pengelola destinasi menentukan apa yang diperlukan (misal 10 unit tempat sampah tahan korosi). Lalu disusun dokumen pengadaan berisi spesifikasi barang/jasa dan syarat penyedia. Setelah itu dilakukan proses pemilihan penyedia: bisa lewat tender, seleksi, atau penunjukan langsung untuk pengadaan kecil. Kontrak ditandatangani, barang/jasa diserahkan, lalu dilakukan pemeriksaan dan pembayaran.
Untuk pariwisata, langkah tambahan yang penting adalah sinkronisasi dengan kalender kegiatan dan musim wisata. Pengadaan untuk puncak musim harus selesai jauh-jauh hari; untuk event tahunan, kontraktor harus dikontrak lebih awal agar persiapan tidak tergesa-gesa. Selain itu, ada tahap verifikasi teknis: misal pembersihan pantai tidak boleh merusak habitat; penyewaan perahu harus memenuhi standar keselamatan. Oleh karena itu, dokumen pengadaan perlu menyertakan persyaratan kualitas dan aturan keselamatan.
Peran panitia atau tim teknis sangat krusial: mereka yang merumuskan spesifikasi, melakukan evaluasi penawaran, dan melakukan pemeriksaan lapangan. Jika tim paham konteks pariwisata, mereka bisa menilai tidak hanya harga tapi juga aspek kualitas pengalaman wisata dan keberlanjutan. Sponsor event atau komunitas lokal juga sering dilibatkan untuk masukan soal preferensi lokal.
Untuk UMKM yang ingin ikut serta, penting memahami titik-titik proses ini: pengumuman pengadaan (dimana informasi disebarkan), persyaratan administrasi, dan batas waktu. Kerap kali pengadaan kecil dilakukan lewat papan pengumuman desa atau grup WhatsApp lokal-jadi keterlibatan awal memudahkan UMKM mendapatkan kontrak. Pengadaan yang terencana rapi menjamin barang/jasa tersedia pada waktu yang diperlukan sehingga destinasi tetap menarik bagi pengunjung.
4. Peran langsung pengadaan bagi kualitas pengalaman wisata
Pengadaan barang dan jasa menentukan detail kecil yang membentuk keseluruhan pengalaman wisata. Contoh sederhana: tanda arah yang jelas (signage) membuat wisatawan tidak tersesat dan merasa nyaman; kursi istirahat di jalur trekking memberi kesempatan bagi wisatawan lanjut usia; fasilitas sanitasi yang bersih membuat kunjungan lebih lama dan berisiko ulasan positif. Semua ini berasal dari keputusan pengadaan: bentuk, kualitas, dan pemeliharaan barang/jasa yang dibeli.
Selain fasilitas fisik, jasa yang dibeli juga sangat penting. Pengadaan pemandu lokal yang terlatih, layanan kebersihan yang rutin, atau tim keamanan yang ramah meningkatkan rasa aman dan kepuasan. Ketika pemandu lokal dilatih untuk menyampaikan cerita lokal dengan cara menarik, nilai budaya destinasi ikut naik tanpa harus mengubah lingkungan. Di sisi lain, jika pengadaan memilih penyedia berdasarkan harga termurah semata tanpa melihat kualitas, hasilnya bisa mengecewakan: pemandu kurang profesional, toilet cepat rusak, atau fasilitas kurang aman.
Pengadaan juga memengaruhi citra destinasi. Barang dan layanan yang tampak murah atau tidak terawat bisa memberi kesan bahwa destinasi tidak dikelola dengan baik. Sebaliknya, pengadaan yang memilih produk berkualitas lokal dan desain yang estetis memberi kesan destinasi yang premium dan peduli terhadap pengalaman wisatawan. Desain yang mempertimbangkan kearifan lokal (misal penggunaan motif lokal di papan informasi) memberi nilai tambah estetika dan edukatif.
Terakhir, aspek pemeliharaan sering terlupakan. Pengadaan tidak berhenti setelah pembelian; harus disertai rencana pemeliharaan (kontrak jasa pemeliharaan). Jika tidak, barang cepat rusak dan investasi sia-sia. Oleh karena itu pengadaan untuk pariwisata harus mencakup siklus hidup barang – dari pembelian, pemasangan, pemeliharaan, hingga penggantian ketika usang – agar pengalaman wisata tetap konsisten dan destinasi tetap menarik.
5. Dampak ekonomi bagi UMKM dan masyarakat lokal
Pengadaan yang dirancang pro-lokal dapat mendorong ekonomi desa secara nyata. Ketika dinas pariwisata atau pengelola destinasi membeli makanan untuk event dari warung lokal, memesan suvenir dari pengrajin desa, atau menyewa jasa pemandu dan transportasi lokal, uang yang dibelanjakan berputar di komunitas itu. Efeknya: pendapatan rumah tangga meningkat, lapangan kerja lokal terbuka, dan keterampilan tradisional mendapat pasar baru.
Model pengadaan yang baik bisa menuntun pada penguatan rantai pasok lokal. Misalnya, paket pengadaan untuk homestay tidak hanya mencakup kasur dan perlengkapannya, tetapi juga pemasokan produk pangan lokal (kopi, olahan makanan) yang memberi nilai tambah autentik pada pengalaman wisata. Hal ini meningkatkan permintaan komoditas lokal dan memberikan insentif kepada petani atau pengrajin untuk meningkatkan kualitas.
Selain manfaat langsung, ada juga efek jangka panjang: usaha kecil yang terbiasa memasok pengadaan pemerintah bisa meningkatkan kapasitas produksi, mencatatkan pembukuan, dan akhirnya bersaing di pasar yang lebih besar. Keterlibatan UMKM dalam pengadaan juga mendorong pembentukan koperasi atau kelompok usaha yang bisa menegosiasikan harga dan mutu lebih baik.
Namun agar manfaat ini berkelanjutan, pengadaan harus memerhatikan kapasitas UMKM. Membagi kontrak menjadi paket kecil, memberi masa tunggu pembayaran yang wajar, dan menyediakan ruang pelatihan membantu UMKM memenuhi persyaratan. Jika pengadaan hanya menguntungkan pemasok besar dari kota, desa tidak merasakan manfaat ekonomi, dan potensi resistensi sosial bisa muncul.
Secara ringkas, pengadaan berpotensi menjadi alat distribusi kesejahteraan-asal dirancang dengan niat memberdayakan ekonomi lokal dan disertai mekanisme pendukung yang nyata.
6. Standar kualitas, keberlanjutan, dan citra destinasi
Menjaga standar kualitas merupakan kunci agar pariwisata berkembang berkelanjutan. Pengadaan harus mencantumkan spesifikasi yang jelas: bahan tahan cuaca untuk furniture outdoor, standar keselamatan untuk wahana permainan, atau prinsip kebersihan untuk fasilitas makanan. Standar ini bukan sekadar formalitas; mereka melindungi wisatawan, lingkungan, dan reputasi destinasi.
Keberlanjutan lingkungan harus menjadi bagian dari spesifikasi pengadaan. Pilih bahan ramah lingkungan, penggunaan energi efisien, dan praktik minim sampah pada event. Contohnya: pengadaan tenda dan dekorasi yang dapat dipakai ulang, penggunaan kemasan ramah lingkungan untuk konsumsi, dan sistem pengelolaan sampah organik di pasar wisata. Langkah-langkah kecil ini menambah nilai jual destinasi kepada wisatawan yang kini semakin peduli lingkungan.
Citra destinasi juga terkait erat dengan detail estetika-desain papan informasi, kesesuaian warna bangunan dengan lingkungan, atau tata letak area parkir yang rapi. Pengadaan yang memperhatikan estetika lokal dan kearifan budaya meningkatkan daya tarik foto bagi wisatawan (important di era media sosial) dan mendorong word-of-mouth positif.
Selain itu, sertifikasi dan standar internasional (misal standar keselamatan, hygienis) bisa dimasukkan untuk produk dan jasa tertentu-misalnya operator perahu yang memenuhi standar keselamatan. Meski tidak semua kebutuhan wajib sertifikasi, menanamkan standar minimal memberi rasa aman bagi wisatawan dan menambah kredibilitas.
Namun perlu keseimbangan: standar tidak boleh membuat UMKM lokal tersingkir. Spesifikasi harus proporsional-tegas pada aspek keselamatan dan lingkungan, tetapi fleksibel pada elemen yang bisa dikembangkan lewat pendampingan. Dengan cara ini, kualitas dan keberlanjutan terjaga tanpa mengorbankan pemberdayaan lokal.
7. Tantangan umum dalam pengadaan untuk pariwisata
Ada beberapa tantangan yang sering muncul saat pengadaan ditujukan untuk mendukung pariwisata.
- Sinkronisasi waktu: banyak pengadaan bersifat musiman (misal persiapan high season atau event tahunan), sehingga keterlambatan dapat merusak rencana promosi dan pelayanan. Keterlambatan ini sering disebabkan proses administrasi yang panjang atau pemasok yang tidak siap.
- Kualitas penyedia lokal yang belum merata. Tidak semua UMKM punya kapasitas memenuhi pesanan besar atau standar tertentu. Tanpa pendampingan, kontrak besar cenderung jatuh ke pemasok dari luar daerah.
- Pembiayaan dan arus kas: penyedia lokal butuh modal kerja untuk memenuhi pesanan besar, sementara pembayaran pemerintah kadang memiliki tempo lama-ini menyulitkan UMKM.
- Korporatisasi pengadaan: ketika proses terlalu terpusat atau dibuka secara luas, pemasok besar dari kota mengambil alih pasar lokal.
- Isu keberlanjutan: pengadaan murah tanpa mempertimbangkan lingkungan bisa merusak daya tarik jangka panjang destinasi (misal sampah menumpuk atau penggunaan material non-lokal merusak ekosistem).
- Koordinasi antar-instansi: dinas pariwisata, dinas lingkungan, dinas kebersihan, dan kantor desa harus sinkron; jika tidak, pengadaan bisa tumpang tindih atau bertentangan.
- Resistensi budaya atau politik lokal dapat muncul jika masyarakat merasa tidak dilibatkan atau tidak mendapat manfaat.
Menghadapi tantangan ini membutuhkan kebijakan yang mempertimbangkan aspek waktu, kapasitas local, pembiayaan, dan koordinasi-serta mekanisme pendampingan yang nyata.
8. Peran pemerintah daerah, pengelola destinasi, dan komunitas lokal
Pemerintah daerah memegang peran strategis: menyusun kebijakan pengadaan yang pro-lokal, menyediakan anggaran tepat waktu, dan memfasilitasi pelatihan bagi penyedia. Dinas pariwisata bisa membuat paket pengadaan yang memprioritaskan UMKM lokal untuk kebutuhan pariwisata, serta mensyaratkan aspek keberlanjutan dalam spesifikasi teknis.
Pengelola destinasi (misalnya badan pengelola kawasan wisata) harus bertugas sebagai penghubung antara perencana, penyedia, dan masyarakat. Mereka dapat menyusun kalender pengadaan tahunan agar pemasok tahu kapan peluang datang, melakukan pra-kualifikasi pemasok lokal, dan mengatur kontrak pemeliharaan jangka panjang.
Komunitas lokal penting sebagai mitra: mereka memberi input soal kebutuhan, kearifan lokal, serta menjadi pengawas sosial. Keterlibatan komunitas melalui forum desa atau kelompok usaha menjamin bahwa pengadaan sesuai dengan kepentingan warga dan memberi manfaat sosial-ekonomi nyata.
Pemerintah daerah juga dapat memfasilitasi akses pembiayaan bagi UMKM-misalnya skema kredit mikro untuk modal kerja terkait pengadaan, atau pembayaran termin yang lebih cepat untuk usaha mikro. Pengadaan yang adil menyediakan peluang bagi UMKM berkembang sehingga manfaat ekonomi pariwisata lebih merata.
Selain itu, pelatihan teknis (misal manajemen kualitas, pencatatan pesanan, standar pelayanan) dan pendampingan pemasaran (misal packaging suvenir, branding homestay) menjadi peran penting lembaga publik atau LSM untuk memastikan penyedia lokal memenuhi kebutuhan pengadaan.
9. Praktik baik dan rekomendasi konkret untuk pengadaan pro-pariwisata
Berikut rekomendasi praktis yang bisa langsung diterapkan oleh pemerintah daerah, pengelola destinasi, dan komunitas untuk menjadikan pengadaan sebagai pendorong pariwisata:
- Bagi paket kontrak menjadi unit kecil: bagi kontrak besar menjadi beberapa paket sehingga UMKM bisa ikut serta. Contoh: paket dekorasi, paket konsumsi, paket suvenir, paket kebersihan.
- Pra-kualifikasi pemasok lokal: buat daftar pemasok lokal yang lolos pra-kualifikasi sehingga saat ada kebutuhan mendesak, panitia tinggal memilih dari daftar yang terverifikasi.
- Kalender pengadaan tahunan: publikasikan jadwal pengadaan untuk event dan high season agar penyedia lokal dapat menyiapkan kapasitas.
- Termin pembayaran yang adil: berikan pembayaran termin (misal 30%-40% muka) untuk membantu modal kerja UMKM, dengan bukti pemasukan yang sederhana.
- Sertakan klausul pemeliharaan: kontrak pengadaan harus mencakup pemeliharaan dan garansi sehingga barang tetap berfungsi dan investasi tidak mubazir.
- Standar kualitas proporsional: tetapkan standar keselamatan dan lingkungan yang tegas, tetapi buat spesifikasi lain yang bisa dicapai UMKM melalui pendampingan.
- Pelatihan dan pendampingan: gelar pelatihan untuk pemandu, pengrajin, dan penyedia jasa hospitality tentang standar pelayanan dan administrasi.
- Gunakan platform lokal untuk pengumuman: selain e-procurement, gunakan papan pengumuman desa, radio lokal, atau grup komunitas untuk menyebarkan informasi peluang pengadaan.
- Integrasikan nilai lokal dalam spesifikasi: dorong penggunaan motif lokal, bahan lokal, dan kuliner khas sebagai bagian dari produk yang dibeli.
- Monitoring partisipatif: libatkan komunitas sebagai pengawas implementasi pengadaan untuk memastikan kualitas dan transparansi.
Dengan langkah-langkah praktis ini, pengadaan bukan hanya soal pembelian barang/jasa tetapi transformasi ekonomi lokal dan peningkatan kualitas destinasi.
10. Kesimpulan: pengadaan sebagai instrumen pengembangan pariwisata
Pengadaan barang dan jasa punya peran strategis dalam mendorong sektor pariwisata. Bila dirancang dengan baik, pengadaan dapat memperbaiki kualitas layanan, meningkatkan pengalaman wisatawan, dan menciptakan manfaat ekonomi yang luas bagi UMKM dan masyarakat lokal. Sebaliknya, pengadaan yang buruk dapat merusak citra destinasi, membuang anggaran, dan menutup peluang ekonomi lokal.
Kunci sukses adalah pendekatan terpadu: sinkronisasi perencanaan, spesifikasi yang mempertimbangkan kualitas dan keberlanjutan, dukungan bagi penyedia lokal, serta mekanisme pembayaran dan pemeliharaan yang realistis. Peran pemerintah daerah dan pengelola destinasi sangat penting untuk menciptakan ekosistem pengadaan yang berpihak pada keberlanjutan dan pemberdayaan lokal.
Praktik baik yang sederhana-membagi paket, pra-kualifikasi pemasok lokal, jadwal pengadaan jelas, termin pembayaran, serta pelatihan-dapat langsung diterapkan dan membawa dampak besar. Pengadaan harus dilihat bukan sekadar biaya, tetapi investasi untuk pengalaman wisata yang lebih baik dan ekonomi lokal yang lebih tangguh.
Bagi masyarakat dan pelaku UMKM: aktif mencari informasi pengadaan, membangun kelompok usaha untuk meningkatkan kapasitas, dan mengikuti pelatihan adalah langkah nyata untuk memanfaatkan peluang. Bagi pejabat dan pengelola: desain pengadaan yang pro-lokal dan berkelanjutan akan memperbesar manfaat pariwisata bagi seluruh komunitas.
Akhir kata, ketika pengadaan barang dan jasa dijalankan dengan visi yang memadukan kualitas, keberlanjutan, dan pemberdayaan lokal, sektor pariwisata tidak hanya tumbuh secara kuantitas pengunjung, tetapi juga memberi manfaat berkualitas bagi masyarakat-menciptakan destinasi yang lestari, menarik, dan membanggakan bagi generasi sekarang dan mendatang.
