Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah salah satu dokumen paling penting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ia berfungsi sebagai acuan kewajaran harga, pedoman evaluasi penawaran, serta salah satu dokumen utama yang akan diperiksa auditor ketika mereka menilai apakah pengadaan telah dilakukan secara efisien dan akuntabel. Meski demikian, HPS sering menjadi sumber temuan audit karena berbagai kesalahan teknis, kekurangan data, atau ketidaksesuaian dengan regulasi. Banyak pengelola pengadaan mengalami situasi di mana mereka merasa telah menyusun HPS dengan benar, tetapi auditor tetap mempertanyakannya karena dianggap tidak lengkap, tidak logis, atau tidak mampu menjelaskan dasar perhitungan.

Masalah seperti ini sebenarnya dapat dihindari jika penyusunan HPS dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah praktis yang sistematis dan terstruktur. Penyusunan HPS yang benar bukan hanya soal mengisi tabel harga, tetapi rangkaian analisis mulai dari pemahaman dokumen teknis, pengumpulan data pasar, verifikasi harga, hingga penyimpanan dokumentasi pendukung. Tujuan utama dari langkah-langkah ini bukan sekadar mendapatkan angka yang sesuai, tetapi menciptakan proses yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan secara penuh. Dengan mengikuti langkah-langkah praktis ini, HPS tidak hanya akurat, tetapi juga terbukti defensif ketika diperiksa auditor.

Artikel ini membahas langkah-langkah praktis penyusunan HPS yang dapat membantu pengelola pengadaan bekerja lebih aman, profesional, dan bebas temuan. Penjelasannya disusun dalam bentuk naratif yang mengalir, dengan penekanan pada praktik nyata yang sering dilakukan penyusun HPS yang berpengalaman.

Memulai Penyusunan dari Dokumen Teknis yang Sudah Final

Langkah pertama dalam menyusun HPS yang bebas temuan adalah memastikan bahwa dokumen teknis sudah benar-benar final sebelum perhitungan dilakukan. Dokumen teknis meliputi spesifikasi teknis, Kerangka Acuan Kerja (KAK), gambar kerja, Bill of Quantity (BOQ), dan dokumen perencanaan lainnya. Banyak temuan audit muncul karena HPS dihitung berdasarkan dokumen teknis sementara yang masih berubah. Ketika dokumen teknis berubah, tetapi HPS tidak direvisi, terjadilah ketidaksesuaian yang menjadi temuan.

Penyusun HPS harus memahami dokumen teknis secara menyeluruh. Mereka harus membaca spesifikasi dengan teliti, mempelajari gambar desain, melihat volume pekerjaan, dan memastikan bahwa semua kebutuhan sudah tercantum. Pemahaman ini menjadi dasar HPS yang akurat. HPS tidak boleh dibangun berdasarkan asumsi atau interpretasi pribadi tanpa merujuk pada dokumen teknis final. Ketika dokumen teknis sudah benar dan konsisten, penyusunan HPS menjadi lebih terarah dan defensif.

Mengidentifikasi Semua Komponen Biaya Secara Detail

Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi seluruh komponen biaya yang relevan. Penyusunan HPS harus menguraikan biaya dengan jelas, tidak boleh ada komponen biaya yang bersifat umum, seperti “biaya lain-lain” atau “biaya tak terduga.” Auditor hampir selalu menolak komponen biaya seperti itu. Oleh karena itu, penyusun HPS harus mengidentifikasi setiap kebutuhan secara spesifik, mulai dari harga material, biaya tenaga kerja, biaya alat, biaya transportasi, biaya mobilisasi, hingga margin keuntungan penyedia.

Identifikasi biaya ini harus mengacu pada jenis pekerjaan. Pada pekerjaan konstruksi, penentuan komponen biaya biasanya melalui Analisis Harga Satuan Pekerjaan (AHSP). Pada jasa konsultansi, komponen biaya disusun berdasarkan tenaga ahli dan biaya operasional pendukung. Sementara dalam pengadaan barang, komponen biaya lebih sederhana tetapi tetap membutuhkan identifikasi yang rinci seperti kapasitas, spesifikasi barang, biaya distribusi, dan fasilitas layanan purna jual.

Ketika seluruh komponen biaya diidentifikasi secara lengkap, auditor akan melihat bahwa penyusunan HPS dilakukan dengan basis analitis yang kuat.

Melakukan Survei Harga Pasar Secara Representatif

Survei harga merupakan langkah inti dalam penyusunan HPS. Kesalahan terbesar dalam survei harga adalah melakukannya secara terbatas atau kepada penyedia yang tidak relevan. Untuk menghasilkan HPS yang bebas temuan, survei harga harus dilakukan kepada penyedia yang benar-benar beroperasi di wilayah yang sesuai dengan lokasi pekerjaan. Harga dari penyedia di Jakarta tidak dapat digunakan begitu saja untuk pekerjaan di daerah terpencil jika biaya transportasi tidak diperhitungkan.

Survei harga juga harus dilakukan kepada lebih dari satu penyedia untuk mencerminkan harga pasar aktual. Penyusun HPS harus mengumpulkan data secara objektif, bukan memilih harga tertentu tanpa alasan. Setiap survei harga harus didokumentasikan dengan bukti, seperti tangkapan layar, surat penawaran, atau pesan elektronik yang menunjukkan tanggal serta identitas penyedia.

Semakin representatif survei harga yang dilakukan, semakin akurat HPS yang dihasilkan. Auditor akan mudah menerima HPS yang didukung dengan data yang terverifikasi dan relevan dengan kondisi lapangan.

Memperbarui Data Harga dan Menghindari Pemakaian Data Lama

Langkah penting berikutnya adalah memastikan bahwa seluruh data harga yang digunakan adalah yang paling baru. Auditor selalu menghindari HPS yang menggunakan data harga lama, terutama jika selisih waktunya terlalu jauh dari jadwal pengadaan. Harga pasar sangat dinamis, baik untuk komoditas konstruksi, perangkat elektronik, maupun jasa tenaga kerja.

Untuk menghindari temuan, penyusun HPS harus memperbarui survei harga dalam rentang tiga bulan atau lebih dekat ke waktu pelaksanaan pengadaan. Data yang diperoleh setahun lalu tidak lagi mencerminkan kondisi pasar saat ini. Jika terpaksa memakai data historis, penyusun harus menyesuaikannya dengan inflasi dan perubahan tren harga di pasar.

Memperbarui data harga bukan hanya keharusan teknis, tetapi juga bentuk tanggung jawab agar HPS mencerminkan harga yang wajar di pasar.

Menggunakan Metode Perhitungan yang Benar Sesuai Jenis Pekerjaan

Langkah penting lainnya adalah memastikan metode perhitungan HPS sesuai dengan jenis pekerjaan. Hal ini sangat penting karena setiap jenis pekerjaan memiliki pendekatan perhitungan yang berbeda. Pada pekerjaan konstruksi, penyusunan HPS harus mengacu pada AHSP dan rumus teknis yang telah distandarkan, termasuk koefisien bahan, tenaga kerja, dan alat. Pada jasa konsultansi, metode person-month atau person-day digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga ahli. Sementara pada pengadaan barang, metode survei harga pasar menjadi dasar utama.

Penggunaan metode yang salah sering menjadi penyebab temuan auditor. Misalnya menggunakan AHSP untuk pengadaan barang, atau menggunakan survei harga untuk pekerjaan konstruksi. Kesalahan metode membuat perhitungan HPS menjadi tidak sesuai standar dan dianggap tidak dapat dipertanggungjawabkan.

Dengan menggunakan metode perhitungan yang tepat, penyusunan HPS akan berjalan sesuai ketentuan dan lebih mudah diterima auditor.

Menghitung Biaya Transportasi dan Distribusi Secara Logis

Dalam banyak temuan audit, biaya transportasi menjadi salah satu komponen yang paling sering dipersoalkan. Banyak penyusun HPS menghitung biaya transportasi secara total tanpa memberikan penjelasan tentang jarak, jenis kendaraan, biaya per kilometer, atau kondisi geografis. Auditor selalu ingin melihat logika bagaimana biaya ini dihitung.

Untuk menyusun HPS yang bebas temuan, biaya transportasi harus dihitung berdasarkan jarak tempuh yang jelas dan metode yang logis. Jika lokasi pekerjaan berada di pulau terpencil, biaya transportasi laut harus dimasukkan. Jika lokasi berada di wilayah pegunungan, biaya tambahan untuk medan berat harus dijelaskan.

Penjelasan sederhana tentang bagaimana biaya transportasi dihitung dapat menghilangkan banyak potensi temuan audit.

Memastikan Konsistensi antara HPS dan Dokumen Teknis

Konsistensi merupakan salah satu kunci HPS yang bebas temuan. Auditor selalu membandingkan HPS dengan dokumen teknis. Jika terdapat perbedaan volume, kualitas material, atau lingkup pekerjaan, maka HPS dianggap tidak valid.

Untuk menghindari kesalahan ini, penyusun HPS harus memeriksa ulang semua volume dan spesifikasi teknis. Perubahan kecil dalam dokumen teknis harus selalu diikuti dengan perubahan dalam HPS. Jika tidak, auditor akan menganggap penyusun HPS tidak teliti.

Konsistensi yang kuat menunjukkan bahwa HPS disusun berdasarkan dokumen teknis yang benar, bukan asumsi.

Menyusun Dokumentasi Pendukung Secara Lengkap dan Rapi

Dokumentasi adalah aspek yang paling sering diabaikan tetapi justru menjadi yang paling sering dipertanyakan auditor. HPS yang disusun dengan benar tetap dapat dianggap tidak wajar jika dokumentasi pendukung tidak lengkap. Auditor membutuhkan bukti otentik bahwa proses pengumpulan data dilakukan secara benar.

Penyusun HPS harus menyimpan semua bukti survei harga, perhitungan AHSP, catatan koefisien, catatan perhitungan, dan referensi regulasi. Semua bukti harus dilengkapi tanggal, identitas sumber, dan format yang mudah diverifikasi.

Dokumentasi adalah tameng utama penyusun HPS dari temuan audit. Dengan dokumentasi lengkap, HPS dapat dipertahankan kapan saja.

Menambahkan Penjelasan Naratif dalam Dokumen HPS

HPS yang bebas temuan bukan hanya akurat dalam angka, tetapi juga jelas dalam penjelasan. Auditor sering kesulitan menilai HPS karena tidak ada narasi yang menjelaskan dasar perhitungan. HPS modern membutuhkan narasi pendukung yang menjelaskan bagaimana harga diperoleh, alasan pemilihan harga tertentu, dan kondisi pasar yang menjadi pertimbangan.

Penjelasan naratif yang baik membuat auditor memahami logika penyusun. Narasi membantu menjembatani angka dan kenyataan di lapangan. Dengan memberikan penjelasan, HPS menjadi dokumen yang lebih transparan dan defensif.

Menguji Kembali HPS Melalui Simulasi Perbandingan Harga

Langkah terakhir adalah melakukan pemeriksaan ulang melalui simulasi perbandingan harga. Penyusun HPS harus membandingkan harga satuan dengan data agregat seperti harga pasar umum, data katalog elektronik, atau harga referensi pemerintah. Jika harga terlalu jauh berbeda, penyusun harus memberikan alasan yang jelas atau memperbaikinya.

Simulasi ini menjadi filter sebelum auditor melakukannya. Dengan melakukan pengecekan mandiri, penyusun dapat memastikan bahwa HPS sudah wajar dan tidak akan memicu pertanyaan.

Penutup

Penyusunan HPS yang bebas temuan bukanlah hal yang mustahil. Ia dapat dicapai jika penyusun mengikuti langkah-langkah praktis secara disiplin. HPS bukan hanya angka, tetapi representasi proses analitis yang harus dapat dipertanggungjawabkan. Kesalahan kecil dalam survei harga, ketidaksesuaian dengan dokumen teknis, atau kurangnya dokumentasi dapat menyebabkan HPS dipertanyakan auditor.

Dengan memahami seluruh langkah praktis ini, penyusun HPS dapat bekerja dengan lebih aman, profesional, dan percaya diri. HPS yang disusun dengan benar tidak hanya memenuhi syarat administratif, tetapi juga memberikan perlindungan terhadap temuan audit dan memastikan pengadaan berjalan sesuai prinsip transparansi dan akuntabilitas.