Hilangnya arsip di instansi pemerintah telah menjadi masalah klasik yang terus muncul dari waktu ke waktu. Padahal, arsip bukan sekadar kertas lama atau dokumen yang sudah tidak aktif, tetapi merupakan rekam jejak penting dalam penyelenggaraan negara. Arsip adalah bukti yang menunjukkan bagaimana keputusan dibuat, bagaimana anggaran dibelanjakan, apa yang telah dilakukan, serta apa yang seharusnya dipertanggungjawabkan. Ketika arsip hilang, bukan hanya administrasi yang terganggu, tetapi juga akuntabilitas publik terancam. Pertanyaan besarnya adalah: mengapa hal ini terus terjadi? Artikel ini mencoba menjelaskan secara sederhana dan naratif bagaimana berbagai faktor saling berkaitan sehingga menyebabkan banyak arsip hilang di instansi pemerintah.
Arsip Sering Dianggap Tidak Penting
Salah satu alasan paling mendasar mengapa arsip hilang adalah karena tidak semua pegawai memahami pentingnya arsip. Arsip sering dilihat sebagai dokumen yang hanya memenuhi lemari, ruangan, atau gudang. Banyak yang menganggap arsip sebagai beban pekerjaan, bukan aset organisasi. Akibatnya, dokumen yang sudah selesai digunakan dalam kegiatan harian biasanya diletakkan begitu saja di atas meja, di tumpukan kertas, atau disimpan secara asal tanpa prosedur. Sikap meremehkan arsip ini membuat dokumen mudah rusak, hilang, atau tercecer.
Dalam banyak kasus, pegawai memprioritaskan pekerjaan yang terlihat lebih “mendesak” dan “strategis”. Mengelola arsip dianggap sebagai tugas sampingan yang tidak terlalu berdampak. Padahal, di kemudian hari, ketika ada audit atau pemeriksaan mendadak, barulah mereka menyadari bahwa arsip yang dianggap tidak penting justru menjadi kunci dalam membuktikan alur kerja dan pertanggungjawaban. Namun, sayangnya, pada saat itu arsip sudah tidak ditemukan.
Kelemahan dalam Sistem Pengelolaan Arsip
Selain karena sikap, sistem yang mengatur pengelolaan arsip juga sering kali tidak berjalan dengan baik. Banyak instansi pemerintah sebenarnya sudah memiliki pedoman pengarsipan, tetapi tidak semua menerapkannya secara konsisten. Ada instansi yang tidak memiliki ruang penyimpanan memadai, tidak memiliki petugas arsip yang kompeten, atau tidak memiliki prosedur baku yang jelas.
Kelemahan sistem ini terlihat dari cara penataan arsip yang berantakan. Dokumen sering disimpan dalam kotak karton tanpa label, atau ditumpuk di sudut ruangan dengan harapan nanti akan dirapikan. Ketika terjadi mutasi pegawai, arsip yang belum tertata biasanya ditinggalkan begitu saja dan pegawai baru tidak tahu harus mencari ke mana. Situasi ini menyebabkan dokumen-dokumen penting mudah hilang atau tercecer. Kelemahan sistem juga terlihat dari tidak adanya kontrol yang memastikan dokumen dipinjam dan dikembalikan dengan benar.
Ketika sistem pengarsipan lemah, kehilangan arsip bukan lagi sesuatu yang mengejutkan, tetapi menjadi konsekuensi alami.
Penggunaan Kertas yang Masih Dominan
Banyak instansi pemerintah masih mengandalkan arsip fisik dalam bentuk kertas. Dokumen kertas memang memiliki keabsahan hukum, tetapi risiko kehilangan juga sangat tinggi. Kertas bisa terselip, rusak karena air, terbakar, atau bahkan dimakan rayap. Selain itu, ruang penyimpanan kertas membutuhkan tempat yang besar dan pengelolaan yang rapi. Namun, tidak semua instansi memiliki ruang penyimpanan yang ideal.
Ketika jumlah dokumen bertambah setiap tahun, lemari arsip mulai penuh dan pegawai terpaksa menumpuk dokumen di lantai, gudang, atau tempat sementara yang sebenarnya tidak dirancang untuk penyimpanan. Situasi seperti ini sangat rawan mengakibatkan dokumen hilang tanpa jejak. Bahkan ketika ingin mencari arsip tertentu, butuh waktu lama karena harus membongkar tumpukan kertas satu per satu.
Tidak dapat dipungkiri bahwa budaya kerja yang masih mengandalkan kertas ini turut memperbesar peluang kehilangan arsip.
Transisi Digital yang Belum Tuntas
Digitalisasi arsip sebenarnya sudah mulai diterapkan di banyak instansi, tetapi prosesnya belum benar-benar tuntas. Banyak instansi hanya memindai dokumen secara parsial, tanpa sistem pengelolaan digital yang terintegrasi. Ada juga yang sekadar menyimpan file digital di komputer pribadi atau flashdisk pegawai, tanpa backup atau pengamanan memadai. Hal ini sangat berbahaya karena file digital dapat hilang akibat virus, kerusakan perangkat, atau terhapus tanpa sengaja.
Transisi digital yang tidak direncanakan dengan baik juga menciptakan kebingungan. Pegawai tidak tahu apakah format arsip harus fisik, digital, atau keduanya. Dokumen yang sudah dipindai tidak jelas statusnya: apakah kertasnya boleh dimusnahkan atau tetap harus disimpan. Ketidakjelasan ini menciptakan situasi di mana arsip fisik tetap menumpuk, sementara arsip digital tidak tersimpan dalam sistem yang aman.
Kombinasi antara ketergantungan pada kertas dan digitalisasi yang setengah hati membuat instansi masuk dalam fase “persimpangan arsip”, di mana risiko kehilangan meningkat.
Keterbatasan Sumber Daya Manusia di Bidang Kearsipan
Tidak semua instansi memiliki arsiparis atau pegawai yang kompeten dalam bidang kearsipan. Bahkan ada instansi yang menempatkan pegawai secara acak pada posisi pengelola arsip tanpa pelatihan khusus. Padahal, kearsipan adalah bidang teknis yang membutuhkan keahlian khusus, mulai dari klasifikasi dokumen, penataan, pemeliharaan, hingga penyusunan jadwal retensi.
Ketika pegawai tidak memahami prinsip dasar kearsipan, dokumen mudah diperlakukan sebagai benda biasa. Pegawai mungkin tidak tahu bahwa dokumen harus disimpan berdasarkan kode klasifikasi, bukan berdasarkan nama pegawai atau jenis kegiatan. Mereka mungkin tidak paham bahwa arsip harus diberi label tanggal agar mudah ditemukan di kemudian hari. Akibatnya, sistem penyimpanan menjadi kacau dan dokumen mudah menghilang.
Keterbatasan pengetahuan ini membuat arsip tidak hanya hilang secara fisik, tetapi juga hilang secara administrasi karena tidak tercatat dalam daftar arsip.
Mutasi Pegawai yang Tidak Disertai Serah Terima Arsip
Mutasi adalah hal yang biasa di instansi pemerintah. Namun, sering kali mutasi dilakukan tanpa serah terima arsip yang jelas. Pegawai lama meninggalkan meja kerja tanpa memindahkan arsip yang mereka kelola, sementara pegawai baru tidak tahu harus mencari arsip kemana. Situasi ini menciptakan lubang besar dalam pengelolaan arsip, terutama ketika arsip berkaitan dengan kegiatan yang masih berjalan atau belum selesai.
Serah terima yang tidak jelas membuat banyak arsip “menghilang” bukan karena dicuri atau hilang fisik, tetapi karena tidak diketahui siapa yang terakhir memegangnya. Arsip menjadi terlantar di laci, lemari, atau bahkan dibawa pulang tanpa sengaja ketika pegawai memindahkan barang pribadi. Ini merupakan salah satu penyebab hilangnya arsip yang paling sering terjadi, tetapi paling jarang disadari.
Perpindahan Kantor atau Renovasi Ruang yang Tidak Terencana
Banyak instansi pemerintah yang mengalami perpindahan kantor atau renovasi ruangan. Dalam proses ini, dokumen sering dipindahkan secara terburu-buru tanpa perencanaan. Arsip yang tadinya tertata rapi bisa berubah menjadi tumpukan karton yang bercampur dengan barang lain. Ketika proses pemindahan dilakukan oleh pihak ketiga atau tenaga kebersihan, risiko kehilangan menjadi semakin besar.
Dalam banyak kasus, arsip penting secara tidak sengaja dicampur dengan barang yang dianggap tidak diperlukan dan dibuang. Ada juga arsip yang tercecer di truk pengangkut atau tertinggal di kantor lama. Perpindahan yang tidak terencana membuat jejak arsip menjadi sulit dilacak.
Tidak Ada Pengawasan dan Audit Arsip secara Berkala
Arsip yang tidak diawasi akan mudah hilang. Banyak instansi yang tidak pernah melakukan audit arsip secara berkala. Tanpa audit, tidak ada yang mengetahui apakah arsip masih lengkap, apakah ada dokumen yang hilang, atau apakah ada yang perlu dipindahkan ke ruang penyimpanan jangka panjang.
Audit arsip juga penting untuk memastikan bahwa dokumen yang tidak lagi digunakan dapat dimusnahkan sesuai jadwal retensi. Ketika dokumen kedaluwarsa tidak dimusnahkan, mereka menumpuk dan menyulitkan pengelolaan arsip aktif. Semakin banyak tumpukan, semakin besar peluang dokumen penting hilang.
Pengawasan yang lemah ini membuat sistem kearsipan berjalan tanpa kontrol. Tidak ada yang bertanggung jawab secara langsung, sehingga kehilangan arsip berlangsung tanpa diketahui sampai saat dibutuhkan.
Arsip Sering “Dipinjam” Tanpa Prosedur yang Jelas
Banyak arsip hilang karena dipinjam tanpa pencatatan. Pegawai yang membutuhkan dokumen biasanya mengambil langsung dari lemari tanpa memberi tahu petugas arsip. Setelah dokumen selesai digunakan, mereka meletakkannya di tempat lain atau tidak mengembalikan sama sekali. Tidak adanya prosedur peminjaman menyebabkan jejak dokumen sulit dilacak.
Budaya kerja seperti ini sering terjadi di instansi dengan mobilitas kerja yang tinggi. Ketika banyak pegawai meminjam dokumen dalam waktu bersamaan, pengelola arsip kewalahan dan kehilangan kontrol atas alur peminjaman. Dokumen yang sering dipinjam lebih rawan hilang karena berpindah-pindah tangan tanpa catatan.
Dokumen Hilang secara Sengaja untuk Menghindari Pertanggungjawaban
Meski tidak selalu disadari, ada juga kasus di mana arsip hilang secara sengaja. Ketika ada temuan audit atau kegiatan yang bermasalah, beberapa pihak mungkin mencoba menghilangkan dokumen untuk menghindari pertanggungjawaban. Hal ini memang jarang diakui secara formal, tetapi sering terjadi dalam praktik birokrasi.
Arsip yang berkaitan dengan keuangan, pengadaan barang/jasa, perjalanan dinas, atau kontrak pembangunan memiliki risiko tinggi karena dapat menimbulkan konsekuensi hukum. Ketika ada pihak yang merasa terancam, mereka mungkin mencoba menyembunyikan atau menghancurkan arsip terkait.
Kehilangan arsip yang sengaja ini adalah bentuk penyalahgunaan wewenang dan merupakan pelanggaran berat. Namun, tanpa sistem pengawasan dan keamanan arsip yang ketat, pelanggaran seperti ini sulit dicegah.
Kurangnya Penggunaan Teknologi untuk Menyimpan Informasi
Teknologi dapat membantu mencegah kehilangan arsip, tetapi banyak instansi belum memanfaatkannya secara optimal. Ada yang belum memiliki database arsip, belum menggunakan cloud storage, atau tidak memiliki backup digital. Bahkan instansi yang sudah memiliki sistem digital kadang tidak menggunakan secara konsisten. Pegawai tetap menyimpan file di komputer pribadi atau aplikasi penyimpanan yang tidak terintegrasi dengan sistem resmi.
Kurangnya integrasi teknologi ini membuat keberadaan arsip digital menjadi tidak stabil. File bisa hilang begitu saja ketika komputer rusak, terserang virus, atau diganti. Tanpa backup yang memadai, arsip digital sama rentannya dengan arsip fisik.
Arsip Hilang karena Sistem dan Budaya yang Belum Dewasa
Arsip tidak hilang begitu saja. Ada rangkaian faktor yang saling terkait, mulai dari sikap pegawai, sistem yang lemah, ketergantungan pada kertas, kurangnya kapasitas SDM, hingga transisi digital yang belum tuntas. Selama budaya kerja masih menganggap arsip sebagai tugas sampingan, masalah kehilangan arsip akan terus terjadi.
Untuk mencegah kehilangan arsip, dibutuhkan perubahan budaya dan penguatan sistem secara menyeluruh. Pegawai harus memahami bahwa arsip adalah aset penting organisasi. Instansi perlu memperbaiki ruang penyimpanan, membentuk unit arsip yang kuat, menerapkan digitalisasi yang terencana, serta memastikan adanya audit rutin. Pengawasan yang ketat juga harus diterapkan untuk mencegah penyalahgunaan.
Ketika arsip terkelola dengan baik, bukan hanya administrasi yang berjalan lancar, tetapi juga akuntabilitas publik bisa dijaga. Arsip yang lengkap adalah fondasi dari pemerintahan yang transparan, profesional, dan dapat dipercaya.
